Tercerización de Procesos Logísticos

Tercerización de Procesos Logísticos


Tendencias

Las empresas muestran una tendencia a la tercerización de sus procesos logísticos aunque situaciones coyunturales produzcan frenos o incluso retrocesos.

A partir de la recuperación económica, la capacidad ociosa se agotó y hoy se nota la falta de vehículos y también de depósitos.

Por otra parte, avanzan las políticas de Abastecimiento Global o Regional, se multiplican los canales comerciales utilizados, es mayor la necesidad de ofrecer un servicio confiable, se incrementan los conflictos de intereses entre los productores y los canales comerciales, y hay una mayor presión de la competencia.

Las Gerencias de Logística y Supply Chain tienen que:

• Contener los costos frente a la constante demanda de las empresas de Transportes y de los Operadores Logísticos.

• Sostener los niveles de servicio a los clientes.

• Contar con operatorias flexibles.

• Ante la falta de inversiones significativas es necesario agudizar la creatividad para operar mayores volúmenes con los recursos existentes.

• La alianza de empresas y Operadores Logísticos es puna necesidad creciente y la restricción de recursos la potencia.

Servicios brindados por los Operadores Logísticos

Los Operadores Logísticos han incorporado servicios de mayor valor agregado al incorporar actividades de planificación y sistemas de última generación.

Actividades de Abastecimiento o Inbound – Milk-run

Estos servicios son solicitados por industrias con gran cantidad de insumos y de gran valor que buscan minimizar su capital inmovilizado. La industria automotriz es un ejemplo concreto en la utilización de estos servicios e incluye la planificación y coordinación con los proveedores, la recolección de materiales programada, con ventanas de retiro predefinidas y control básico de calidad en el momento del retiro del material.

Operación de Almacenes

La Operación de los Almacenes tanto de insumos como de productos terminados es una actividad donde los Operadores tienen experiencia, conocimiento, sistemas y procesos probados para estos servicios.

• Las operaciones típicas incluyen recepción, almacenaje, preparación de pedidos y despacho.

• Habitualmente se agregan tareas valor agregado como preparación de promociones, etiquetados, incorporación de manuales, adaptaciones al mercado local, etc.

• Documentación de los Procesos, Indicadores de Perfomances, Procesos de Mejora Contínua están habitualmente incorporados.

• Los sistemas informáticos incorporan funcionalidades como administración de ubicaciones con variados sistemas de almacenaje (frontales, penetrables, autoestima, etc.), gestión de la rotación de inventarios (LIFO, FEFO, FIFO, etc.), diversos sistemas de preparación de pedidos, inventarios rotativos, cross-docking, alarmas de gestión de inventarios, kitting, y todas ellas utilizando radio frecuencia y código de barras, etc.

Distribución

La distribución y la entrega de los productos termina el ciclo logístico, ocurre fuera de la empresa y es la parte del proceso visible para nuestros clientes e incluye:

• El ruteo para optimizar la carga de vehículos y el seguimiento de la entregas.

• La administración de las entregas pudiendo incluir la confirmación de la recepción en tiempo real, y la visualización del proceso por la WEB.

• La gestión de la documentación, el control de recepción y de las cobranzas.

Administración del Riesgo

El concepto de “Logística Segura” es fundamental en el contexto actual y habitualmente los Operadores incorporan procedimientos que reducen el riesgo de robo de los productos despachados.

• Vehículos con equipamiento para el seguimeto satelital con alarmas y corte de combustible a distancia, para dificultar el robo de la mercadería.

• Procesos operativos que tienen predefinidos los riesgos, estableciendo rutas seguras.

• Segimiento de los camiones por moviles y Centros de Monitoreo Virtual.

Transporte Internacional

El transporte con países limítrofes puede implicar sólo el transporte o incluirse servicios adicionales como la planificación de los embarques, la gestión de aduana en la frontera, y el seguimiento satelital de los vehículos con Check points de control en el trayecto.

Servicios Postventa, Material de Promoción, Predelivery, Logística Inversa

Existe un conjunto variado de servicios específicos que requieren algunas industrias, como los servicios Postventa donde se administran repuestos, se gestionan garantías, o se administra material de promoción y de punto de venta o se hacen trabajos de preparación de la unidad a despachar como en el caso de autos. Los procesos de logística inversa también son requeridos en algunas industrias y en general presentan gran complejidad.

¿Por qué Tercerizar ?

Normalmente es conveniente tercerizar cuando se dan las siguientes condiciones:

• La empresa carecen de escala para operar en forma independiente.

• Busca concentrarse en los factores críticos del negocio y contratar las actividades complementarias a especialistas

• No quiere hacer inversiones en actividades complementarias al negocio.

• No cuentan con los recursos necesarios para hacer una logística eficiente.

• Prioriza la flexibilidad en un mercado que cambia a velocidad creciente y en general las operaciones propias que involucran activos e inversiones que hacen más lentos los cambios.

• Opera en forma regional y por lo tanto tienen procesos complejos, que al mismo tiempo tienen que ser efectivos.

El Operador Logístico toma el rol de ejecutor operativo y la empresa se reserva las definiciones estratégicas, por lo tanto debe existir una relación de afinidad, entendimiento, vocación de solucionar los problemas y entendimiento de los cambios que el negocio requiere. La elección del Operador adecuado es una decisión clave, dado que cambiar por otro es un proceso difícil y costoso.

La tercerización del proceso logístico no implica desentenderse del mismo, sino que es otra forma de resolverlo que se entiende más eficiente porque se dan algunas de las condiciones que justifican tercerizar este proceso.

Requisitos para una Tercerización Exitosa

El proceso de Tercerización tiene que ser cuidadosamente planificado, por un equipo de expertos en la función logística que cubran los siguientes pasos:

1. Realizar una clara y detallada especificación técnica de las necesidades (políticas de servicio, necesidades de los Clientes, volúmenes, frecuencias, sistemas, procesos, instalaciones requeridas, etc).

2. Definir los recursos internos destinados al seguimiento del proceso de tercerización.

3. Determinar que parte de los costos permanecen en la empresa, y cuales son los costos del cambio.

4. La construcción del escenario esperable, es una práctica aconsejable y debe incluir:

o El nivel de servicio y perfomance esperada

o Los costos del Operador, costos que permanecen en la empresa y costos del Cambio

o Es necesario administrar las expectativas de toda la organización, y clarificar la participación requerida a otras áreas de la empresa (por ej. Sistemas, Legales, etc).

o Contar con un cronograma de trabajo, que detalle las tareas, los caminos críticos, los equipos destinados y recursos a aplicar.

o Contar con el involucramiento y el soporte de la Dirección de la Empresa.

Principales Problemas del Proceso de Tercerización

El proceso de Tercerización es complejo involucra a terceros desconocidos por la empresas y a multiples sectores internos, por lo tanto siempre se producen dificultades que hay que administrar y las comunes son las siguientes:

• Existencia de resistencia interna al proceso.

• Retraso en el cronograma de implementación previsto, ya sea por problemas del Operador o por atraso en las tareas propias de la empresa.

• La aparición de mayores costos a los previstos en el plan de trabajo.

• Las dificultades en la integración de los sistemas informáticos.

• El cambio de los requerimientos de servicio previstos.

• La falta de compromiso de la empresa con el proceso que inició.

La experiencia de muchos procesos de tercerización aconseja seguir algunos pasos:

• Implementar el proyecto en etapas

• Documentar los servicios a brindar

• Definir las responsabilidades por escrito

• Preveer un proceso de administración de las excepciones

• Establecer tiempos realistas

• Destinar recursos suficientes tanto por parte del operador como de la empresa

• Crear flexibilidad para afrontar los cambios en los procesos, en los servicios y en los costos

• Establecer adecuadas lineas de comunicación entre la empresa y el operador.

• Hacer un seguimiento del proceso por la alta gerencia

El éxito del Proceso de Tercerización es responsabilidad de la Empresa y del Operador Logístico.

Dr. José L. Losada